Qu'est-ce que la comptabilité en double livret/double entrée?

La comptabilité en double livret est une méthodologie comptable introduite au 13ème siècle pour s'assurer que chaque transaction est correctement équilibrée/égale.

Comme celles-ci sont toutes requises pour s'équilibrer, la probabilité qu'une erreur sur les données entrées aie été faite est bien moindre. Pour les grands et complexes ensembles de comptes avec beaucoup de transactions, il est facile de faire des erreurs qui peuvent continuer à rester indétectées pendant longtemps, et être épouvantablement difficile à localiser, même quand la comptabilité en double livret est utilisée.

Une transaction à double entrée est une transaction qui contient des entrées pour deux comptes (ou plus), qui s'annulent l'une et l'autre. Un compte est débité d'un montant exactement égal à celui dont l'autre est crédité. En s'assurant que chaque transaction s'équilibre/s'annule, un ensemble équilibré de comptes est garanti. Cela ne vous empêche pas d'avoir des erreurs, mais élimine certainement le grand type d'erreurs du genre : J'ai oublié d'entrer cette partie de la transaction.

La double entrée peut être introduite d'une façon plus intuitive grâce à la notion de transfert d'un compte bancaire vers un autre, où un montant est retiré d'un compte et déposé dans un autre. C'est effectivement le "rôle" de la comptabilité en double livret; si vous avez ajouté quelque chose dans un compte, vous devez avoir un autre composant de cette transaction pour équilibrer cela.

Pas forcément un aparté : Si vous regardez votre relevé de compte, il est typiquement décrit en détail à partir du point de vue de la banque, qui est exactement l'opposé du vôtre. Par exemple, quand vous y mettez de l'argent, effectuant un dépôt, qui établit un DÉBIT de leur part/pour eux.

Peut-être moins évident est le fait que la double entrée peut être utilisée pour représenter les revenus et dépenses aussi bien que les transferts bancaires. Regardez la fenêtre d'aide "Revenu/Dépense" pour plus d'informations.

Dans un système traditionnel qui enregistre les débits et crédits séparément, l'identité de toutes les transactions sont requises pour satisfaire que : Total de débits = Total de crédits.

Le fait que l'identité requiert seulement que le total des soldes s'équilibre montre que c'est un petit peu trompeur d'appeler celle-ci comptabilité de la double-entée; il serait plus exact de l'appeler comptabilité multiple-entrée. Malheureusement, il y a 700 ans d'histoire d'utilisation de ce terme, ce qui est suffisamment décourageant pour le changer. (Et certains pensent qu'UNIX a quelques croustillants et vieux morceaux d'étrangeté. Ah!)

GnuCash traite les "Débits" comme valeurs positives, et "Crédits" comme valeurs négatives, de telle façon que cette identité est simplifiée en : valeur₁ + valeur₂ + valeur₃ + ... = 0.

Utiliser la double entrée/double livret

Création de transactions

Pour créer une transaction à double-entrée :

Cliquez sur une boîte dans la colonne marquée Transfert depuis sur le côté gauche du registre.

Un menu se déroulera, listant tous les comptes depuis lequel un transfert peut être réalisé.
Sélectionnez-en un.

Quand vous enregistrez la transaction, la double entrée sera automatiquement réalisée, et la transaction apparaîtra automatiquement dans toutes les fenêtres montrant les comptes transféré-depuis et transféré-vers.

Changement des transactions

Pour changer une transaction à double entrée :

Afficher simplement la transaction dans n'importe quelle fenêtre dans laquelle elle apparaît.

Tout changement effectué sera automatiquement reflété dans l'ensemble des comptes et dans toutes les fenêtres affichant la transaction.

De la même manière, quand une transaction à double entrée est supprimée, les répartitions seront supprimés depuis l'ensemble des comptes; et les soldes seront automatiquement recalculés pour l'ensemble des comptes.

Pour changer le compte de transfert, sélectionnez simplement un nouveau compte depuis le menu déroulant. Quand vous enregistrez la transaction, elle sera automatiquement sélectionnée depuis le vieux compte, et insérée dans le nouveau compte.

Nettoyage impeccable

GnuCash peut être configuré pour être strict ou "relâché" à propos de la double entrée.

En mode "relâché", vous pouvez créer des transactions anormales/non équilibrées, c'est à dire, des transactions où les répartitions ne s'équilibrent pas pour faire zéro. Cela met de côté la validation qui vient en utilisant le schéma le plus strict de la double entrée, qui n'est probablement pas réellement une prudente modification. En effet :

Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous faites, vous ne voulez probablement pas mettre de côté la validation de la double entrée, comme cela vous aide à garder vos comptes équilibrés même quand tout cela n'est pas clair.
Si vous êtes une "bête"/expert de la comptabilité, vous savez ce qui est réellement important de garder en équilibre et préférerez encore la double entrée.

Mais si vous décidez de "dépasser le système", et d'avoir un nombre de transactions non équilibrées, vous voudrez probablement nettoyer ce travail à un certain point. Pour nettoyer ces transactions anormales/non équilibrées, vous pouvez choisir "Nettoyage" à partir de la fenêtre du menu. Cela examinera chaque transaction; si la transaction ne s'équilibre pas, une entrée divisée/répartie sera créée et placée dans un compte nommé "Anormal/Unbalanced". Vous pouvez alors revoir ces divisions/répartitions et les déplacer vers leurs comptes appropriés.

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